Como fazer um relatório de visita técnica simples

Nesse post falaremos sobre relatório de visita técnica ao cliente, esclarecendo o que seria esse relatório, para que ele serve, motivo de ser tão importante para o andamento e crescimento da sua empresa, além disso, vamos mostrar também como fazer o seu, de maneira fácil e simples.


Caso você ainda não saiba o que é esse relatório, como definir uma estrutura de dados, quais informações não podem faltar nele e como você transforma essas informações em KPI’s, leia nosso artigo onde explicamos o que é e para que serve um relatórios de visita a clientes.

 

 

 

Como fazer um relatório de visita técnica simples

 

1 -  Informações da atividade realizadas

 

Elas servem, em sua maioria, para organizar os relatórios a partir dos parâmetros: Data, ordem alfabética dos nomes dos clientes e/ou nome dos funcionários.


Informações que não podem faltar nessa primeira parte da estrutura:

 

  • Quem foi o responsável pelo serviço?;

  • Qual a tarefa executada?;

  • Data;

  • Endereço;

 

A data e o tempo de duração da visita tem uma relevância a mais, pois mostra quanto tempo o funcionário demora para fazer o serviço de instalação ou manutenção. Isso indica a produtividade desse funcionário.

 

Para medir isso, o mais adequado seria, que o gestor calculasse o tempo médio de atendimento da sua equipe. Por exemplo, se sua empresa tem 5 colaboradores externos, três estão prestando os serviços em 45 minutos, e os outros dois estão fazendo em 1 hora e 20 minutos, isso diz muita coisa ao gestor, mas de maneira geral, quer dizer que dois colaboradores externos estão com a produtividade baixa e não estão entregando resultados como deveriam.

 

Histórico do Cliente
 

Ter um histórico de cada cliente se faz muito importante quando você pensa na fidelização desse cliente.

 

O sonho de toda empresa é que o cliente fique tão feliz com o seu serviço que nas próximas vezes que ocorrerem problemas como o que ocasionou o atendimento, ele pense primeiro em ligar para quem o socorreu.

 

Para que esse segundo atendimento ocorra de maneira satisfatória o técnico deve saber o que foi solucionado na última vez que aquele consumidor precisou de ajuda. E o primeiro lugar onde ele deve buscar essas informações de histórico deve ser nos últimos relatórios de visita àquele cliente.

 

Logo, se torna crucial para uma equipe de prestação de serviços saber o histórico do cliente, quais foram os serviços prestados, peças trocadas, quantas vezes o colaborador fez visitas àquele cliente, motivo disso ter acontecido.... Através dessas informações o funcionário consegue resolver tudo de maneira rápida e fácil.

 

Além de tudo, para um plano de manutenção preventiva de sucesso esse histórico do que e como foi realizado o serviço no cliente se faz ainda mais fundamental.

 

Isso também ajuda otimizar a agenda, pois dessa maneira o colaborador sabe quem e quando ele vai fazer a visita, deixando o trabalho muito mais simples, poupando seu tempo.

 

2 -  Descreva as visitas

  • O grupo conseguiu realizar todas as tarefas satisfatoriamente?

Caso os colaboradores não tenham conseguido realizar as tarefas

  • O problema foi resolvido?

 

Realizar as atividades corretamente e de maneira adequada é de suma importância, para que o cliente tenha uma boa experiência com a empresa.

Outro ponto que é importante é ressaltar se o colaborador conseguiu resolver o problema onde ele foi solicitado, e se foi satisfatório ao cliente.

 

Você notou que eu falei muito de satisfação do cliente? Pois bem, esse fator é o mais importante dentro de qualquer empresa, com colaboradores externos ou internos.

 

3 - Pesquisa de satisfação do cliente

 

 

 

O tão esperado momento em que você saberá se tudo está indo realmente como o planejado, essa é a parte mais importante. O cliente satisfeito é o sinal mais forte que sua empresa caminha para o sucesso.

 

Quais informações devem existir nessa parte?

 

  • Nome do cliente

  • Cliente satisfeito com o serviço?

  • O funcionário chegou no horário certo?

  • O atendimento e o sistema foram satisfatórios?

  • Observações a serem consideradas.

  • A avaliação do cliente de 0 a 5 estrelas.

 

Deve-se sempre ter o conhecimento de como esse atendimento está acontecendo, o que o cliente tem a reclamar, elogiar, ou mesmo uma pequena observação.

 

Nada melhor que um feedback do consumidor para ter o conhecimento se as coisas estão saindo como planejado. O mais adequado para a verificação de desempenho do colaborador externo seria a realização de questionário de pesquisa de satisfação simples ao final do serviço fazendo parte do relatório, (como o exemplo lá em cima) para ter uma concepção geral do rendimento dos seus colaboradores em campo.

 

As críticas negativas devem ser levadas muito sério, principalmente quando são profissionais que tratam diretamente com os clientes. Serão a partir delas que a empresa vai buscar mudança para melhor e crescer.

 

Aqui vai um exemplo simples e eficiente da Auvo de relatório de visita técnica:

 

 

Talvez a nossa ferramenta possa te ajudar. Se quiser solicitar uma demonstração da ferramenta é só acessar clicar aqui.

 

 

Please reload

Please reload

A Auvo e o Equipe Produtiva tem como missão ajudar milhares de colaboradores e gestores de equipes de campo no Brasil

Categorias
Outros
Materiais
  • Grey Facebook Icon
  • Grey Twitter Icon
  • Grey YouTube Icon
  • Grey Instagram Icon

Copyright © 2015-2017 Gestão de Equipes Externas. Todos os direitos reservados.
Feito com ❤ pelo time da Auvo.