Você ainda usa planilha para roteirizar as atividades de sua equipe de campo?

 



O sonho de todo gestor de equipes de campo é sua equipe executar todas as atividades do dia, com qualidade, no menor tempo possível e atender a maior quantidade possível de clientes. O único problema disso é que raríssimas equipes conseguem essa performance. A maior parte delas costuma chegar atrasado no cliente, perde muito tempo no trânsito, falta em visitas e o custo da operação vai nas alturas. Isso além de causar perdas financeiras enormes, gera um péssimo relacionamento entre cliente e empresa e a motivação dos colaboradores que ficam em campo é prejudicada já que eles trabalham sob pressão constantemente.

Do outro lado fica o supervisor ou gerente da equipe tentando organizar tudo, colocando tempo médio de atendimento, tempo de percurso e ligando para os colaboradores para ser atualizado do status das atividades, isso se não surgir um imprevisto durante o dia o que é bastante comum e que destrói todo o planejamento criado. É claro que a produtividade do processo é baixíssima e que os recursos investidos são sub aproveitados.

Aliado a tudo isso fica uma planilha de Excel que a empresa utiliza para organizar a agenda do colaborador e os custos relacionados a atividade, que deve ser preenchida manualmente pelo gerente e que ele fica boa parte do dia analisando e preenchendo. Isso além de não aproveitar corretamente a mão de obra do gerente faz com que seja muito provável que ele erre no planejamento.

Se você passa por isso diariamente, esse post é para você que deseja fervorosamente ter maior produtividade e menor custo gerenciando sua equipe no campo.

Utilize a Tecnologia

 

A planilha de Excel tem seu valor e já quebrou o galho tantas vezes não é mesmo? Mas que tal conhecer novas ferramentas que podem aumentar sua produtividade em até 35%? Seria ótimo né?

Auvo

Com o Auvo você consegue saber exatamente onde está cada membro de sua equipe através de geolocalização, você monta a agenda do seu colaborador que chega no aplicativo e é automaticamente otimizada para o funcionário ganhar tempo entre um cliente e outro, através de um sistema de check-in e check-out automático você sabe exatamente a hora que ele chegou e saiu da visita, medindo o tempo gasto para resolução da atividade, obtendo o status da atividade em tempo real e recebendo o relatório com fotos, questionários, assinaturas e informações sobre o cliente na hora da execução.

 

Waze

O Waze é um app que te dá o caminho mais rápido entre dois pontos, evitando o trânsito e otimizando ainda mais o percurso. Ele está integrado ao Auvo e por isso você pode utilizar apenas um sistema. Porém caso você ainda queira utilizar uma planilha, não deixe de usar o Waze para pelo menos perder menos tempo e dinheiro no deslocamento.

 

Medindo melhor as KPI’s de sua equipe de campo

 

Se você possui um sistema de gestão que te possibilita medir as KPI’s (indicadores) de sua equipe, você consegue acompanhar os resultados mais de perto e estipular metas mais facilmente. Saber quantas visitas cada membro do time fez no dia, qual o tempo médio levado, os atrasos, o nível de resolução de problemas e a satisfação do cliente.

Com o Auvo estes dados chegarão para você em formatos de gráficos para facilitar a leitura e o entendimento, dando mais condições de você se planejar e montar um plano de ação em cima das informações recebidas.

 

A importância de medir o ROI (retorno sobre investimento)

 

Deixar a operação rentável é essencial para o gestor, e muitas vezes ele é cobrado pela diretoria para que o valor investido seja cada vez menor e o resultado cada vez maior. Deixando sua equipe com a rota pouco otimizada e sem margem para imprevistos (agendamentos de última hora) provavelmente você tem uma equipe enxada, que gasta muito dinheiro e que faz com que a operação encareça até 25%.

A única maneira de calcular o ROI é tendo todas as informações de despesas (alimentação, combustível, hospedagem e etc), custo com salários e encargos, gastos com produtos (ferramentas que a equipe utiliza) e eventuais gastos (troca de produtos em casos de equipe de manutenção) e saber quanto você gasta para obter a receita que sua equipe te traz. Com essas informações você mede o “lucro” que sua equipe de campo traz para a empresa. Gestores mais metódicos vão além e calculam o ROI por funcionário. Dessa forma ele consegue saber quais são os colaboradores que mais tem dado resultado financeiro para a empresa.

Porque trocar a planilha

Por mais que você faça fórmulas e preencha os dados na sua planilha você vai gastar MUITO tempo fazendo essas contas, tempo que poderia ser investido em treinamento para a equipe, elaboração de estratégias dentre outros.

Conheça as novas tecnologias lançadas para aumentar o resultado de sua equipe, e abandone aquela velha planilha de Excel.

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A Auvo e o Equipe Produtiva tem como missão ajudar milhares de colaboradores e gestores de equipes de campo no Brasil

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