Como ter um modelo de gestão de atividades externas mais eficiente

 

 

Nós do Equipe Produtiva recebemos dezenas de e-mails todas as semanas solicitando os mais variados tipos de temas para discussão aqui no blog. Um tema que tem sido conversado bastante ultimamente é como fazer a gestão de projetos e atividades externas com mais transparência, respeitando o orçamento e os prazos determinados. É muito comum que estes projetos tenham prazo e orçamentos extrapolados, gerando problemas para quem administra as atividades e os colaboradores externos.

O primeiro ponto importante da gestão é entender como as atividades são relacionadas a estratégia global da empresa, pois com isso você consegue determinar prioridades, alocar melhor os recursos e definir estratégias mais certeiras. Por exemplo: se sua equipe externa é responsável pelo pós venda da empresa. Se a taxa de “churn” da empresa é muito alta (o cancelamento da compra do produto ou serviço) o seu trabalho faz parte da manutenção do cliente na empresa, ajudando a manter a satisfação do cliente. Então, os clientes nível A na carteira da empresa, devem possuir mais recursos alocados, maior prioridade e etc.

Faça um planejamento baseado em KPI’s

 

O mais importante no planejamento é definir os pontos chaves do trabalho a ser executado, seja ele no curto, médio e longo prazo. Por isso indicamos você a gerenciar as KPI’s das atividades. Elas são os indicadores de que o trabalho está sendo executado corretamente, se ele está sendo executado abaixo da média e onde é necessário se fazer ajustes. Neste link você pode fazer o download de uma planilha grátis para fazer a gestão dos principais pontos chaves de equipes externas.

Defina todos os pontos chaves previamente e estabeleça objetivos baseados em cada KPI. Definindo metas para cada etapa do processo, você garante que as atividades estão acontecendo dentro do previsto e com a qualidade necessária.

Engajando a equipe em prol de um objetivo

 

Quem executa as atividades são os colaboradores e por isso a empresa depende do sucesso deles para ter seu próprio êxito. Para garantir que sua equipe fique engajada é preciso que todos eles saibam perfeitamente o papel deles no projeto e como impactam os resultados. Além disso é fundamental que todos tenham metas individuais e que elas sejam mensuradas numericamente, para que ele e você consigam acompanhar diariamente os resultados.

 

Um dos pontos mais eficientes que eu já vi para engajar uma equipe é implantar o sistema de meritocracia. Ele mostra para todos que quem contribuir mais para o alcance do objetivo será mais recompensado. A bonificação não necessariamente precisa ser financeira, mas pense em algo que o colaborador se sinta recompensado pelo tempo e esforço dedicado. Sempre que sua equipe alcançar um resultado superior comemore. Isso cria uma cultura e engaja todo mundo em prol da meta, além de criar uma interação entre eles que em equipes externas pode ser bastante
 

Escolhendo ferramentas que podem te ajudar


Existem muitas tecnologias que podem te ajudar a gerenciar as atividades de seus colaboradores externos. Desde o Whatsapp até a um software completo para gerenciar equipes de campo, tudo depende de como você pretende organizar as atividades e medir as principais KPI’s. Com um sistema de gestão de equipes é possível saber em tempo real a localização dos colaboradores, organizar sua agenda de trabalho, obter relatórios feitos via app com questionários, fotos e assinatura. Caso você queira gerenciar sua equipe com mais facilidade e com informações que te ajudem a aumentar a produtividade solicite 7 dias grátis.

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